성공회대학교는 2009년에 도입된 기존 종합정보시스템의 브라우저 호환 및 기능개선을 이유로 입찰을 통해 업체를 선정하여 신규 시스템 개발을 시작했다. 이렇게 개발된 포털 시스템과 종합정보시스템은 2021년 12월 13일 임시 사용을 진행, 2022년 1월 3일부터 정식 이용을 시작했다.

신규 종합정보시스템 이용이 시작된 이후 4개월이 지났다. 하지만 개편을 알리는 공지에 첨부된 7쪽 가량의 안내문을 제외하면 이렇다 할 사용자 이용 매뉴얼이 없었고, 이용자 만족도 조사나 불편사항 접수 등의 의견 수렴 과정 역시 부재했다. 그동안 성공회대학교 구성원들은 개별적으로 전자계산소 측에 문의하거나 다른 커뮤니티를 통해 문제점을 해소해왔다. 이에 회대알리는 자체적으로 신규 종합정보시스템 이용자를 대상으로 설문을 진행하였고, 이를 통해 확인한 몇 가지 의문이나 문제점들을 추려 전자계산소에게 답을 받았다.

시스템이 완전히 구축되기 전에 사용을 시작했다?

전자계산소는 신규 종합정보시스템의 도입 후 사용자 메뉴가 변경되기도 하는 등 시스템이 완전히 구축되지 않았는데 사용을 시작하게 되었다는 의견에 관해 시스템을 오픈하기 전 임의로 많은 사례들을 발생시켜 문제점이나 누락되거나 필요 없는 부분을 확인 후에 반영해야 하지만 코로나 19로 인해 일정에 차질이 생겨 미처 반영되지 못했고, 이로 인해 신규 시스템 이용이 시작된 이후에도 기능개선이 빈번하게 이루어져 초기 이용자를 대상으로 한 매뉴얼이 만들어지기 어려웠다는 의견을 밝혔다.

Q&A 나 1대1 문의 시스템 개설 계획은 없을까?

신규 종합정보시스템은 충분한 시험 단계나 초기 이용자를 위한 매뉴얼이 부재한 상태에서 도입되었다. 그럼에도 별도 종합정보시스템 내의 Q&A나 1:1 문의 시스템이 존재하지 않아 이용자들이 성공회대학교 공식 홈페이지의 문의 게시판이나 전자계산소에 개별적으로 문의하고 ‘에브리타임’ 등 이용자들 간 정보 공유를 통해 문제점을 해결해왔다. 이에 관해 전자계산소는 성공회대학교 공식 홈페이지가 입학 홍보처 주관으로 신규 홈페이지를 개편을 준비 중이며 이 방식에 따라 Q&A 게시판의 형식이 결정될 것이지만, 별도로 개발 업체에 종합정보시스템 내 Q&A 게시판을 개설하겠다는 계획을 전했다. 다만 기본적으로 신규 종합정보시스템은 패키징 방식으로 성공회대학교의 학사 부분을 반영해서 수정한 것으로 시스템 반영에 어느 정도 한계가 있어 불가능할 수도 있다는 점을 덧붙였다.

신규 종합정보시스템은 모바일에서 사용 불가능하다?

기술적으로 가장 많은 설문 답안이 있었던 신규 종합정보시스템의 모바일 이용에 관해서는 “종합정보시스템은 모바일로 접근은 가능하나, 모바일에서 사용하는 용도로 만들어지지는 않았습니다. 화면이 크고, 해상도가 높은 태블릿에서는 어느 정도 사용이 가능하고, 작은 스마트폰 같은 경우는 사용이 안 된다고 생각해 주시면 좋겠다”고 밝혔다. 또한 종합정보시스템을 모바일 환경에서 쉽게 이용할 수 있게 하는 어플리케이션의 제작 계획이 없다는 의견을 전했다.

한편 지난 4월 6일 성공회대학교 포털에 게시된 ‘성공회대학교 신규 종합정보시스템 화면 최적화 방법 안내’에 따르면 신규 종합정보시스템은 1920*1080(Full HD)와 크롬, 엣지 브라우저에 최적화되어 있다. 또한 노트북과 모바일에서 ‘인트라넷’이 보이지 않아 종합정보시스템의 메뉴 창을 활성화시킬 수 없는 이유가 종합정보시스템이 특정 해상도와 웹 상에서의 이용에만 최적화되어 있기 때문임을 알 수 있다. 화면 최적화와 관련된 자세한 사항은 게시글에 첨부된 파일에서 확인할 수 있다.

더하여 전자계산소 측은 기존 종합정보시스템에 비해 신규 종합정보시스템이 각종 조회나 신청 등을 이용하다보면 간편해졌다는 점을 확인할 수 있을 것이라 밝혔다. 특히 윈도우처럼 창을 이용하여 메뉴들을 이용해야 하는 신규 종합정보시스템에 관해 기존 시스템은 선택한 하나의 메뉴만을 확인할 수 있는 반면 신규 시스템은 윈도우와 같이 창으로 이용할 수 있어 열려 있는 창들은 바로 돌아가며 확인할 수 있고, 해상도가 높은 경우 다른 여러 개의 창을 비교하며 볼 수 있다는 점을 그 이유로 들었다.

전자계산소의 자체적인 만족도 조사나 개선사항 종합은 없을까?

전자계산소는 현재 신규 종합정보시스템에 관해 접수된 불편사항이나 오류사항은 전자계산소가 해결할 수 있는 문제면 바로 수정되어 적용되고 있으며, 그렇지 않은 시스템 자체에 관한 문제인 경우 개발업체를 통해 수시로 업데이트가 진행되고 있다고 밝혔다. 이후의 계획에 관해서 반복되는 문의사항이나 즐겨찾기와 화면구성 등의 방법을 담은 매뉴얼을 정리해서 성공회대학교 포털이나 종합정보시스템에 게시하고, 한 학기가 종료되는 시점을 기준으로 구성원들을 통해 개선사항 등을 종합할 계획을 전했다.

마지막으로 기존 시스템에서 반영할 수 없었던 기능들을 반영하기 위해 10여 년만에 신규 시스템으로 변경했지만, 신규 종합정보시스템 뿐만 아니라 포털 시스템에도 아직 반영하지 못한 기능들이 많이 있다고 밝혔다. 시스템 사용에 불편함을 줄일 수 있도록 성공회대학교와 전자계산소 측이 노력하고 있으니, 불편하시더라도 이점 양해 부탁드린다는 이야기를 남겼다.

종합정보시스템은 학교 행정이나 학업에 있어서 구성원 모두에게서 떼어놓을 수 없는 존재이며, 성공회대학교 구성원 대다수가 이용 경험을 가지고 있다. 이런 경험들을 잘 수렴해서 시스템에 반영할 수 있다면 많은 이용자가 불편함 없이 이용할 수 있는 시스템을 만들어갈 수 있다. 따라서 그만큼 이용자들이 즉각적으로 이용 경험을 남기고 개선사항을 건의할 수 있는 소통 창구의 마련이 시급해 보인다. 또 회대알리가 진행했던 설문의 가장 많은 답변이 모바일 이용환경 개선에 관한 의견이었지만 별도의 어플리케이션 개발 계획이 없다는 사실은 아쉬움이 남는다.

취재, 글 = 권동원 기자(jdc6991@naver.com)